Un empresario o dueño de negocio se plantea como hacer una oficina móvil cuando comienza a valorar la flexibilidad y trabajar remotamente para realizar mejor su trabajo y crecer la empresa.

Si usted se está haciendo preguntas del tipo:

• Qué necesito para trabajar remotamente
• Quiero conectarme a mi pc desde otro lugar
• Como acceder a mi pc desde otro lugar

La oficina móvil es una excelente solución porque a través de una VPN podrá realizar el trabajo a distancia de forma segura y confiable.

No importa dónde se encuentre, necesitará acceder a los datos de su negocio de la forma más fácil y segura posible. Para crear una oficina portátil necesitará al menos 8 elementos:

Un equipo de buen rendimiento

La elección  de la notebook adecuada es clave a la hora de llevar adelante su oficina móvil. Por ejemplo una laptop de escasos recursos ralentizará el desempeño y dañará la productividad.

No es necesario comprar una computadora excesivamente cara, sino la que sea adecuada para el trabajo que va a realizar.

Cualquier equipo nuevo en el mercado es óptimo para las tareas típicas de oficina, si necesita algo específico como diseño, programas que consumen gran cantidad de recursos o movimiento de volúmenes de información fuera de lo normal, es preferible que busque y compare entre equipos de diversas marcas para asegurar el mejor rendimiento.

Algunas de las más conocidas, estables y con mejores rendimientos para tareas típicas de oficina pueden ser las siguientes:

• NOTEBOOK HP
• NOTEBOOK LENOVO

Conexión a internet estable

La conexión a internet, además de la notebook, será el alma de la oficina móvil para el trabajo a distancia. Sin una conexión a internet estable, los datos podrías corromperse, dañarse y hasta perderse. Por lo tanto deberá considerar un buen servicio disponible 24 horas, 365 días al año.

De lo contrario necesitará contemplar una estrategia de trabajo local con la posterior subida la internet, perdiendo así la esencia de la movilidad.

Es cierto que se puede trabajar de forma local y establecer algún tipo de sincronización, pero esto dependerá de las tareas que realice y el tipo de negocio que tenga. Son casos particulares que podrían revisarse de forma específica por lo que nuestra recomendación es contratar un servicio de internet ADSL, fibra o cable dependiendo la zona en la que se encuentre.

Aplicaciones colaborativas

Podrá trabajar con su equipo en diferentes ubicaciones (otra oficina dentro de la misma locación, en otra ciudad y hasta un país diferente). La tecnología permite estar físicamente en distintas latitudes y por esta razón usted podría delegar y tercerizar ciertas tareas de su negocio en colaboradores que trabajan desde casa a través de internet.

Aplicaciones en la nube como Dropbox, Evernote, Drive y toda la familia de Google (documentos, hojas de cálculo, presentaciones) pueden ayudarlo a compartir documentos y todo tipo de información a cualquier persona en cualquier parte del mundo y trabajar en tiempo real sin necesidad de enviar emails con archivos adjuntos o utilizar un servicio de ftp en la mayoría de los casos.

Una de las principales ventajas de este trabajo colaborativo es la sincronización con sus dispositivos móviles o locales (Smartphone, PC, notebook, etc.).

Mantenimiento adecuado

El trabajo móvil, si bien es sumamente flexible, también requiere de cierto mantenimiento de equipos y recursos como carpetas, programas, espacio en disco, etc. Es falso pensar que no necesitará hacer periódicamente un control de sus carpetas, eliminar archivos obsoletos y quitar la basura digital que se acumulará fácilmente por el uso constante y la navegación.

Además no debe olvidar que al estar conectado a internet es muy importante mantener actualizadas las barreras de ingreso de virus, malware, etc. También se requiere tener especial cuidado con el acceso a los datos y las contraseñas.

Trabajar a través de Internet sin los cuidados recomendados por el soporte técnico es como tener abierta la puerta de su oficina al mundo sin ningún tipo de restricción, sin duda será pasible de todo tipo de riesgos (robos, daños y pérdidas de datos e información sencible).

Permítame hacerle una pregunta ¿Usted nunca se retiraría de su hogar sin verificar que esté debidamente cerrado con llave, verdad? Eso exactamente es lo que necesita hacer con las conexiones a internet de su empresa.

Periféricos

Una oficina portátil requiere movilidad y es más ágil cuando solo cuenta con los elementos necesarios. Dependiendo de su trabajo  y el de sus empleados o colaboradores podría, además de la laptop/notebook, necesitar un teclado o mouse adicionales. En algunos casos podría agregar otro monitor y por su puesto si es su caso, dispositivos de autio y video (micrófonos, parlantes, cámaras e iluminación portátiles).

Si pasa mucho tiempo en su computadora estos periféricos son una buena opción en cuanto a comodidad y confort, aunque puede prescindir de ellos por supuesto.

Sistema de backup para respaldar la información

Nadie quiere perder información en la que estuvo trabajando durante tiempo con esfuerzo y dedicación. Pero los accidentes, siniestros, robos y pérdidas de datos ocurren con frecuencia y muchas veces están fuera del control normal de las personas.

No podrá evitar el hecho pero sí podría solucionarlo rápidamente sin sufrir daños mayores por pérdidas de tiempo y dinero. Puede revisar este post con las causas más frecuentes de pérdida de datos en las empresas.

La solución es el backup de servidores. Usted como empresario o responsable de su negocio necesitará saber cómo resguardar la información de una empresa para evitar complicaciones.

La importancia de las copias de seguridad radica en evitar daños y complicaciones en su negocio, aunque ocurra un hecho que genere la posible pérdida de archivos de datos sencibles, al tener un backup se puede restaurar la información y continuar su actividad normal sin resentir la productividad.

Acceso compartido a los datos

Compartir información almacenada en la nube o servidores locales es una práctica común en el funcionamiento de empresas ágiles y productivas. Pero no muchas personas conocen la diferencia entre una copia de seguridad y las carpetas compartidas.

En una oficina móvil se sobreentiende que no estaremos trabajando en un sitio fijo. Usted podría iniciar su día laboral en una ciudad y terminarlo en otra, en un aeropuerto o simplemente trabajar desde casa en la computadora de su oficina a través de una VPN.

Cualquiera sea su situación particular, tendrá que compartir los datos para acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Lo mismo ocurre si trabaja con otras personas. Sus colaboradores podrían tener que continuar el trabajo que usted inició, hacer modificaciones o simplemente autorizar alguna operación.

Por esta razón es necesario tener un sistema seguro, controlado y de acceso disponible 24hs a la información. El uso de dispositivos usb o medios magnéticos para envío de información es una práctica obsoleta y peligrosa en muchos casos, mientras que el adecuado uso de carpetas compartidas con derechos de usuarios es adecuado, eficiente y práctico para empresas que se toman en serio la seguridad en el acceso a los datos.

Seguridad informática

Internet hace que el acceso a los datos sea vulnerable, por esta razón las empresas y entidades buscan cada día diversas formas de asegurar el acceso y restringirlo con medidas de seguridad que buscan proteger la información.

Por este motivo le piden el cambio frecuente de contraseñas, que se informe sobre buenas prácticas en el uso de datos en la red y todo tipo de medidas que persiguen mantenerlo alejado de los delitos informáticos todo lo posible.

El eslabón más débil en la cadena de seguridad informática solemos ser los usuarios, porque es relativamente fácil descuidar las puertas de entrada. Aquí algunas recomendaciones básicas:

• No habilite la opción de recordar contraseña
• Nunca deje abierta la sesión en el navegador de los sitios que solicitan contraseñas para ingreso seguro
• Habilite el login o ingreso con más de un método
• No descargue adjuntos de correos con remitentes desconocidos
• Mantenga los antivirus actualizados
• Revise periódicamente su equipo con aplicativos para detectar y limpiar software malicioso como Malware/Ransomware
• Asegúrese de tener un backup automatizado y actualizado

Si necesita ayuda con su oficina o simplemente no quiere ocuparse del mantenimiento y los temas técnicos, comuníquese con nosotros para que podamos asesorarlo.

No permita que  la tecnología lo agobie, podemos ayudarlo a simplificar el funcionamiento de la estructura informática en su empresa.

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